Travel Policy aziendale 2026
Da regolamento di spesa a strumento di governance
Cos’è cambiato nella gestione delle trasferte aziendali
Per anni la Travel Policy aziendale ha avuto una funzione essenzialmente amministrativa: definire le classi di viaggio consentite, i tetti di spesa per notte in hotel, le catene alberghiere convenzionate e le procedure di rimborso. In un contesto di mercato relativamente stabile, questo bastava a garantire prevedibilità di costi ed efficienza operativa.
Il quadro attuale è diverso. Pressione inflazionistica sui servizi, volatilità dei costi energetici, tensioni geopolitiche internazionali e un impianto normativo sempre più articolato impongono alle imprese un approccio più strutturato alla mobilità aziendale.
La Travel Policy si trasforma così da semplice regolamento di spesa a piattaforma di governance, nella quale convergono finanza, sicurezza, risorse umane e sostenibilità.
Sicurezza e duty of care: un obbligo, non un’opzione
Il dovere di diligenza, comunemente definito duty of care, impone al datore di lavoro di tutelare la salute e la sicurezza dei dipendenti anche durante le trasferte, in Italia e all’estero. Questo obbligo resta pienamente in vigore anche quando il dipendente lavora fuori dai confini nazionali.
Le ricerche dell’Osservatorio Business Travel del Politecnico di Milano indicano tuttavia un quadro di attenzione: il 45% delle aziende italiane dichiara una conoscenza solo parziale, o del tutto assente, degli obblighi di duty of care.
Tra le imprese che si dichiarano consapevoli, soltanto il 45% dispone di una Travel Policy realmente conforme alla normativa vigente. Integrare nella policy procedure di gestione del rischio, reperibilità dei contatti di emergenza e protocolli di assistenza non è quindi un dettaglio operativo, ma una misura di tutela legale e di reputazione per l’azienda.
Compliance e gestione del rischio lungo la filiera dei fornitori
La Travel Policy moderna definisce con maggiore precisione le soglie di autorizzazione, i criteri di documentazione delle spese e la tracciabilità di eventuali eccezioni. In uno scenario in cui regimi sanzionatori internazionali, restrizioni all’export e normative anticorruzione possono rendere il viaggio un momento sensibile per l’impresa, questo livello di dettaglio non è più rimandabile.
Anche la selezione dei fornitori, compagnie aeree, strutture ricettive, servizi di noleggio, integra sempre più criteri di affidabilità, sicurezza e coerenza con i codici etici aziendali, accanto al tradizionale criterio del prezzo più basso.
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Sostenibilità: la nuova voce della Travel Policy
Con l’entrata a regime della Corporate Sustainability Reporting Directive, le aziende soggette a rendicontazione ESG devono disporre di dati affidabili e verificabili sulle emissioni generate dai viaggi aziendali. Informazioni incomplete o imprecise espongono l’impresa a rischi di natura reputazionale e di conformità.
La Travel Policy diventa così anche uno strumento di allineamento tra procurement, finanza e obiettivi di sostenibilità, con ricadute dirette sulla reputazione dell’azienda e, in prospettiva, sull’accesso al capitale da parte di investitori sempre più attenti ai criteri ambientali, sociali e di governance.
Aggiornare la Travel Policy con il supporto di una TMC
Ridefinire una Travel Policy capace di tenere insieme controllo dei costi, sicurezza dei dipendenti, compliance e sostenibilità richiede competenze trasversali che raramente un’unica funzione aziendale possiede al proprio interno. Una Travel Management Company, come Martesana Travel, affianca l’impresa nell’analisi dei processi in essere, nell’individuazione delle lacune di conformità e nella definizione di regole nella pratica quotidiana, mantenendo al tempo stesso una assistenza umana sulle eccezioni e sugli imprevisti che nessun documento, da solo, può gestire.
Martesana Travel, Travel Management Company B2B con sede a Cernusco sul Naviglio, affianca da oltre 40 anni le aziende italiane nella definizione e nell’aggiornamento delle proprie Travel Policy.
Per una consulenza dedicata, è possibile contattare l’agenzia allo 02 92.730.1 o all’indirizzo info@martesanatravel.it.
Domande frequenti
Come possiamo valutare se la nostra Travel Policy attuale è già allineata agli obblighi di duty of care e quali sono i passaggi concreti per renderla conforme?
Verificare la presenza di procedure di emergenza, contatti di reperibilità 24/7 e protocolli di assistenza per dipendenti in trasferta. Coinvolgere un consulente legale per una gap analysis rispetto alla normativa vigente e aggiornare la policy con queste integrazioni.
Quali strumenti tecnologici possono supportare la raccolta e la rendicontazione dei dati ESG relativi ai viaggi aziendali, evitando rischi di incompletezza o imprecisione?
Utilizzare piattaforme di travel management che integrino report automatici su emissioni di CO₂, consumi energetici e modalità di trasporto. Questi sistemi devono permettere la tracciabilità e l’esportazione dei dati per la rendicontazione ESG.
Quanto incide la compliance dei fornitori di servizi di viaggio (compagnie aeree, hotel, noleggi) sulla nostra Travel Policy e come possiamo monitorare il loro allineamento ai nostri criteri etici e di sicurezza?
La compliance dei fornitori impatta sulla reputazione aziendale e sui rischi legali. Definire criteri di selezione chiari (es. certificazioni di sostenibilità, politiche anticorruzione) e prevedere audit periodici o valutazioni tramite piattaforme di rating specializzate.
Domande generate con AI e revisionate dalla redazione